Homeoffice – Heute mal aus Sicht des Arbeitgebers

Ein Thema das gerade wieder heiß debattiert wird: das gute alte Homeoffice. Mit der aktuellen Corona-Welle zieht die nächste Homeoffice-Welle unvermeidbar einher. Im Folgenden wollen wir die aktuelle Situation näher betrachten, doch nicht wie sooft aus Sicht des Arbeitnehmers: heute mal aus Sicht des Arbeitgebers. Worauf haben Sie als Arbeitgeber zu achten, was sind interessante Tipps und Tricks, wie halten sie Ihre Mitarbeiter motiviert und wie sieht es eigentlich steuerlich so aus?

Neueste Homeoffice Verordnung

Ein kurzes Update zur aktuellen Situation: Seit dem 19.01.21 ist es nun offiziell, per Verordnung des Arbeitsministeriums soll die Arbeit zu Hause ausgeweitet werden. Sofern die Tätigkeiten es zulassen, müssen Arbeitgeber(-innen) den Angestellten das Arbeiten im Homeoffice ermöglichen. Im Umkehrschluss werden so Kontakte auf dem Weg zur Arbeit sowie am Arbeitsort reduziert. Abstands- und Hygieneregeln gelten dort, wo kein Homeoffice möglich ist. Zudem müssen medizinische Masken vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden, sollte nicht genügend Abstand gewährleistet sein. Diese Verordnungen gelten vorerst bis zum 15. März.

Ein Großteil arbeitet von Zuhause

„Mehr als 10 Millionen arbeiten ausschließlich im Homeoffice“. Dies ergab eine vom Bitkom im Dezember veröffentlichten Studie. Für die Studie wurden 1.503 Erwerbstätige ab 16 Jahren in den Monaten Oktober bis November telefonisch befragt. Zum Zeitpunkt der Studie hat jeder Vierte (25% – siehe nächste Abbildung) im Homeoffice gearbeitet, was 10,5 Millionen Berufstätigen entspricht. Auf 20% der Befragten spricht dies zumindest teilweise zu, also circa 8,3 Millionen. Dies bedeutet dass diese nur einige Tage pro Woche remote arbeiten. Zusammenfassend arbeitet so jeder Zweite, also knapp 45% mindestens teilweise im Homeoffice.

Arbeit Im Homeoffice produktiver?

Laut der Bitkom Studie lautet die Antwort auf diese Frage: Ja! Die befragten Berufstätigen schätzen die Arbeit von zu Hause als produktiver ein, als im Büro. Zudem sind Sie mit den Ergebnissen zufriedener. Der Bitkom-Präsident Achim Berg bemerkt hierzu allerdings: „Eine der größten Herausforderungen für die Arbeit im Homeoffice ist die Abgrenzung von Beruflichem und Privatem. Hierbei helfen klare Regeln und Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer“. Wie diese aussehen können und worauf Sie als Arbeitgeber zu achten haben, wollen wir im weiteren Verlauf betrachten. 

Homeoffice Pflicht

Sind Sie jetzt als Arbeitgeber verpflichtet Ihre Arbeitnehmer ins Homeoffice zu schicken? Weder im deutschen noch im österreichischen Gesetz ist dies verankert. Das heißt im Umkehrschluss, Sie können die Arbeit von Zuhause nicht mir nichts dir nichts einfach so anordnen. Ebenso wenig können die Arbeitnehmer einfach so ins Homeoffice wechseln. 

Sie stehen Ihren Arbeitnehmern gegenüber aber in der Schutz- und Fürsorgepflicht. Dies bedeutet in den aktuellen Zeiten, dass Sie sich darum kümmern müssen Krankheitsrisiken und Gesundheitsgefahren so gering wie nur möglich zu halten. Durch eine Arbeit im Homeoffice werden eben diese Risiken minimiert und Ihre Mitarbeiter fallen auch nicht durch eventuelle Kinderbetreuungsprobleme aus. 

Im Arbeitsvertrag ist festgelegt, wo die Arbeit verrichtet wird. Dies entspricht in den allermeisten Fällen der Arbeitsstätte des Arbeitgebers. Das Arbeiten im Homeoffice ist aufgrund einer einvernehmlichen Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber jederzeit möglich. 

Hinweis: Sie können eine Zusatzvereinbarung zum regulären Arbeitsvertrag aufsetzen, im Falle der häufigeren oder länger andauernden Homeoffice Situation. Hierbei sind Dinge wie Datenschutz, Arbeitszeiten und Zugangsrechte zu beachten. 

Was Sie als Arbeitgeber beachten müssen

Als Arbeitgeber wollen wir Ihnen ein paar Punkte an die Hand geben, auf die es im Homeoffice zu achten gilt, um Bußgelder zu vermeiden: 

1) Arbeitszeitgesetz

Dieses gilt auch im Homeoffice, d.h. Arbeitnehmer haben auf eine Ruhephasen-, Ruhezeiten-, und Höchstarbeitszeitenregelung zu achten. Außerdem gilt es, dass Sonn- und Feiertagsverbot bzgl. der Arbeit zu beachten. Arbeitgeber sollten auf eine Einhaltung hierauf verweisen und sich eine Methode überlegen wie die Arbeitszeit ungefähr erfasst werden kann. 

2) Arbeitsschutz

Auch Arbeitsschutz muss in Coronazeiten im Homeoffice gewährleistet sein. Wie genau ist das möglich? Mal kurz zuhause vorbeischauen, ist momentan eher keine Option. Vorab müssen Sie sich fragen, welche Arbeitsschutzmaßnahmen nötig sind und eine Gefährdungsbeurteilung vornehmen. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter in die Vorgaben der Betriebssicherheitsverordnung für Arbeitsmittel ein und führen Sie eine Befragung der Umstände durch. 

3) Datenschutz

Hier ist wichtig zu beachten, dass Sie für die Datenschutzvorkehrungen sorgen. Sie als Arbeitgeber müssen gewährleisten, dass die Vorraussetzungen hinsichtlich Datenschutz während des Homeoffices vom Arbeitnehmer permanent eingehalten werden. Der Arbeitnehmer muss also garantieren, dass keine weitere Person, (auch kein Familienangehöriger) Zugang zu den vertrauenswürdigen Daten wie am PC oder Mobiltelefon hat. VPN-Verbindungen können hier eingerichtet werden. 

Und außerdem?

IT & VPN

Falls Sie nicht sowieso schon eine eigene IT-Abteilung oder geeignete IT-Mitarbeiter haben, lohnt es Sich hier zu investieren. Die meisten Fälle wo Homeoffice nicht möglich ist, haben hier die Wurzeln des Problems. Wenn möglich, statten Sie Ihre Mitarbeiter mit Notebooks mit VPN aus, damit Sie sich mit dem Unternehmensnetzwerk verbinden können. 

Rufumleitung & Netzwerklaufwerk

Falls Sie dies nicht eh schon bereits getan haben, richten Sie ein Netzwerklaufwerk für Ihre Mitarbeiter ein, so können alle Dateien bequem von zuhause bearbeitet und gespeichert werden. Die Einrichtung einer Rufumleitung ist natürlich nur da von Nöten, wo noch kein Diensthandy im Einsatz ist. 

Videokonferenzen & FAQ

Wenn Ihnen Zoom oder Microsoft Teams noch ein Fremdwort ist, sollten Sie Sich spätestens jetzt damit auseinandersetzen. Dies sind die besten Möglichkeiten im regen Austausch mit Ihren Mitarbeitern zu sein und auch mal ein kurzes Arbeitsupdate einzuholen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern außerdem ein paar Fragen mit Antworten an die Hand, bei diversen technischen Problemen o.a. . 

Coffeebreak Remote

Verabreden Sie sich mit ihren Mitarbeitern bzw. mit Ihrem Team doch auch mal auf eine kleine Kaffeepause am Nachmittag, einfach um auch mal über andere Themen als die Arbeit zu sprechen. Wie war das Wochenede? Gibt es neue Hobbies? Was sind aktuell gute Serien/Filme? Dies sollen nur Beispielfragen darstellen, der Kreativität ist hier freier Lauf gestattet. So bauen Sie weiterhin eine gute Vertrauensbasis zu Ihren Mitarbeitern auf und reaktivieren eventuell fehlende Motivationen.

Wie sieht es eigentlich mit den lokalen Geschäften aus?

Dies ist eine berechtigte Frage, da natürlich Restaurants oder kleine lokale Boutiquen eher nicht die Möglichkeit haben wie viele andere Unternehmen aus dem Homeoffice zu arbeiten. Wie können diese es schaffen sich in der aktuellen Zeit über Wasser zu halten? Zum einen bekommen natürlich die meisten Restaurants Unterstützung vom Staat. Zum andern werden Insolvenzanträge nach hinten verschoben, sprich die Fristen verlängert.

Best-Practice-Beispiel einer kleinen Modeboutique aus Karlsruhe

Auf diese Boutique bin ich zufällig während meiner Recherchen zu dem Thema gestoßen und ich finde das Prinzip klasse in der Umsetzung. Reif B. Fashion & Shoes ist in Zeiten Corona’s und der Ladenschließung hingegangen und hat einige der Waren anhand Models (u.a. der Ladenbesitzerin ) fotografiert. Es wurde ein Onlineshop kreiert und die Bilder dort hochgeladen. So können Kunden in der aktuellen Zeit online weiter Kleider und Schuhe erwerben. Außerdem wurde eine Onlineaustauschmöglichkeit via Whatsapp eingerichtet, so haben die Onlineshopper jederzeit die Möglichkeit Fragen zu Produkten zu stellen.

Ausgefahren wird die Ware vom Mann der Ladenbesitzerin persönlich, natürlich werden hier alle Coronaregeln eingehalten. Sicherlich ist dies nicht ohne Stress und viel Aufwand zu bewältigen, doch finde ich es ein gutes Beispiel für viele weitere Boutiquen die zurzeit auch im Coronatief hängen und vielleicht gar nicht drüber nachgedacht haben, etwas in der Richtung zu kreeiren bzw. sich vor der  Arbeit gescheut haben. Natürlich hat nicht jeder die finanziellen oder technischen Mittel zum Zweck, doch der gute Wille zählt.

KMU’s profitieren vom Home Office

Die Arbeit von Zuhause wird in vielen Branchen bereits seit Jahrzehnten durchgeführt und positiv aufgenommen und durchgesetzt. Viele Außendienstleister beispielsweise erledigen die Kundenbetreuung, Spesenabrechnung u.a. von zuhause. Homeoffice gibt es also eigentlich schon seit langer Zeit, nur wird es in der aktuellen Situation ein immer prägnanteres Thema.

Natürlich gibt es immer pro und kontra Seiten, doch für manche KMU’s hat sich das Homeoffice schon länger finanziell ausgezahlt. Durch Auslagerung von Arbeitsplätzen ins Homeoffice, können im Unternehmen selbst viele Kosten gespart werden. Es bleiben Kosten für Einrichtung und Unterhalt des Büroarbeitsplatzes erspart, bzw. können anderweitig verwendet werden. In Hinsicht für ein Start-Up beispielsweise in der aktuellen Zeit, stellt dies auch ein Pluspunkt dar. Wichtig jedoch immer: Eine gut funktionierende IT-Infrastruktur!!!

Steuerliche Benefits

Für den Arbeitnehmer gibt es hier mehrere Optionen, die Sie Ihm vielleicht auch nochmal kurz aufweisen können, falls es da Fragen gibt. Kurz zusammengefasst

1) Zum einen kann (bei Vorhandensein) das Arbeitszimmer mit all seinen Büromaterialien und Einrichtungsgegenständen steuerlich abgesetzt werden.

2) Zum andern kann bei Nichtvorhandensein eines dritten Zimmers, auch das improvisierte Homeoffice steuerlich geltend gemacht werden. Für jeden Kalendertag der Jahre 2020 und 2021 können  pauschal 5€ für das Homeoffice in die Steuererklärung eingetragen werden. Der Maximalbetrag beläuft sich hierbei jedoch auf 600€.

Auch Arbeitgeber müssen von der Homeofficepauschale aus Gründen der Gleichmäßigkeit der Besteuerung profitieren.